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Für den Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung einer Subvention sind die Auflagen, die im Gewährungsschreiben einschließlich aller Beilagen angeschlossen waren, maßgebend und bindend.

Bei Nichteinhaltung muss der Subventionsbetrag rücküberwiesen werden.
Sollte die Einhaltung des Abrechnungstermins nicht möglich sein, so ist dem BMK unter Angabe der Gründe ein schriftliches Ansuchen um Fristerstreckung rechtzeitig, jedoch spätestens drei Wochen vor dem vorgeschriebenen Termin vorzulegen.

Abrechnung:

• Der zahlenmäßige Nachweis muss eine durch Belege nachweisbare Aufgliederung aller mit dergeförderten Leistung zusammenhängenden Einnahmen und Ausgaben umfassen. Dass die Belege „im Original“ (dh. vom Vertragspartner der Förderungsnehmerin oder des Förderungsnehmers ausgestellte Papier-(Original-)Rechnungen) vorgelegt werden müssen, ist nicht mehr gefordert, sodass – einem vielfachen Wunsch der Begutachtungsstellen entsprechend - nunmehr auch elektronische Rechnungen zugelassen werden.

  Die Förderstelle hat sich jedoch die Vorlage oder die Einschau in die Belege (entweder vorhandene Papier-„Originale“ oder elektronische) oder die Einsichtnahme in diese bei der Förderungsnehmerin oder beim Förderungsnehmer für Kontrollzwecke vorzubehalten.

  Zur Sicherstellung einer effektiven Kontrolle sind Berichte (Sachbericht und zahlenmäßiger Nachweis) zeitnah zu überprüfen. Vereinbarte Berichts- und Abrechnungstermine sind laufend zu überwachen.

  Um eine missbräuchliche Mehrfachverwendung von Förderbelegen und Fördermissbrauch zu unterbinden, sind von der haushaltsführenden Stelle wirksame risikobasierte Kontrollverfahren festzulegen. Aufgrund der Heterogenität der Förderlandschaft kann in den ARR 2014 eine für alle Förderbereiche sinnvolle und gültige Lösung nicht festgelegt werden. Je nach spezifischen Anforderungen an die zu gewährenden Förderungen und die damit zum Einsatz kommenden Beleg-(Rechnungs-)arten müssen die Maßnahmen „angemessen“ sein. Dies kann etwa die vollständige oder zumindest stichprobenartige Überprüfung der Belege umfassen, die Festlegung, dass Fördernehmerinnen und Fördernehmer eigene Rechnungskreise zu eröffnen haben, vermehrte Abstimmungsaktivitäten mit anderen in Betracht kommenden Fördergebern durchzuführen sind, Einschau in Förderdatenbanken vorzunehmen sind, nähere Festlegungen an die Belege und Rechnungen treffen udgl. mehr.

• Die Rechnungen müssen den Subventionsempfänger als Rechnungsempfänger ausweisen und den Leistungsgegenstand angeben. Dieser Leistungsgegenstand muss der im Ansuchen und im Gewährungsschreiben angeführten Widmung der Subvention entsprechen.
• Sollte die Bezahlung einer Rechnung in bar erfolgt sein, so muss der Erhalt des Betrags vom Zahlungsempfänger schriftlich auf der Rechnung bestätigt werden.
• Bei Auszahlungen an Personen hat die Übernahme des Betrags immer der Letztempfänger zu bestätigen.
  Sollten mehrere Rechnungen vorgelegt werden, so ist eine genaue und vollständige Übersicht in Form einer Belegaufstellung beizulegen.
• Sollten zum Nachweis der Abrechnung Belege vorgelegt werden, deren Höhe den Abrechnungsbetrag übersteigt, wird eine Teilentwertung der Belege bis zur Höhe der gewährten Subvention vorgenommen.

Sämtliche Belege werden nach sachlicher und rechnerischer Prüfung und Entwertung durch die zuständige Fachabteilung des BMK an den Förderungsempfänger zurückgesendet.

Belegkontrolle, Vor Ort Kontrolle, Stichprobenkontrolle